Pola Komunikasi Efektif ala Jepang

Houkoku (baca: Ho-koku), berarti laporan atau melaporkan sesuatu. Houkoku dalam konteks yang kita bicarakan adalah pola hubungan seorang bawahan dalam melaporkan hasil kerjanya kepada atasan, bagaimana sebaiknya ia melaporkan hasil kerjanya, apa saja yang harus ia laporkan, dan kapan ? Pertanyaan ini kerap muncul di benak kita dan tidak selalu mudah untuk menjawabnya. Sering dalam sebuah organisasi -terutama industri manufaktur- munculnya sebuah masalah besar berawal dari kesalahan data pada laporan, atau kesalahan persepsi anak buah terhadap sesuatu yang ia anggap kecil dan remeh sehingga ia tidak melaporkan hal itu kepada atasannya, yang melahirkan masalah yang ia tidak prediksi sebelumnya. Lantas, bagaimana seorang bawahan harus melaporkan pekerjaannya kepada atasan ? Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita mengetahui tujuan prinsip horenso dan cara berpikir umumnya orang Jepang. Pada umumnya, orang Jepang terbisa memonitor setiap perkembangan proses dalam rantai pekerjaannya, hal ini sangat berbeda dengan kebisaaan orang barat yang cenderung Result Oriented. Karena pola berpikir process oriented inilah, kebutuhan akan komunikasi menjadi sangat signifikan dalam keberhasilan setiap langkah demi langkah sebuah aliran proses. Pada dasarnya prinsip horenso bertujuan untuk menciptakan kultur kerja yang nyaman dengan pola komunikasi yang efektif. Dalam konteks ini, laporan perkembangan setiap aktifitas pekerjaan sangat dibutuhkan agar bisa mendeteksi setiap penyimpangan yang mungkin terjadi sejak dini, sehingga proses corrective action bisa segera dilakukan. Bagaimanapun, dalam setiap proses pasti ada saja kemungkinan penyimpangan atau nonconformity, jika hal ini ditemukan pada proses yang sedang berlangsung, maka atasan bisa segera mempertimbangkan untuk menghentikan proses dan melakukan perbaikan yang dianggap perlu sebelum penyimpangan kecil itu menjadi besar dan berdampak pada kegagalan proses secara total yang berdampak pada pemborosan (dalam bahasan Jepang dikenal dengan istilah muda) baik material, ongkos, waktu, atau sumber daya lainnya. Jika kesalahan tadi tidak ditanggulangi secara cepat, maka hal yang paling kritis yang harus dihindari adalah menurunnya kepercayaan pelanggan kepada kita karena keterlambatan yang terjadi, atau kerugian perusahaan akibat pemborosan yang tidak terkontrol. Dari ilustrasi diatas, seorang bawahan harus mampu memberikan laporan setiap perkembangan aktifitas kerjanya dengan data-data yang akurat, simpel, dan jelas. Ada tiga hal penting yang perlu diperhatikan saat kita membuat dan menyampaikan laporan kepada atasan kita, yaitu : 1. Tujuan Pelaporan Sebelum kita menyampaikan laporan, hendaknya kita memahami persis untuk tujuan apa kita melaporkan hal tersebut. Hal ini akan sangat menentukan bentuk laporan kita berikutnya, sehingga laporan tidak terkesan bertele-tele atau justru terlalu simpel tetapi tidak mencapai tujuan apa yang ingin diketahui oleh atasan. 2. Fakta dan analisa Top Sesuai dengan prinsip ISO 9001:2008, pendekatan fakta untuk pengambilan keputusan, maka dalam setiap laporan yang kita buat hendaknya menyertakan bukti-bukti yang akurat (bukan alasan yang dibuat-buat) disertai analisis yang tajam, misalnya menggunakan tools 5W-H atau 5-Why (5 naze bunseki) sehingga dari sini kita bisa menentukan TOP-nya (TOP : Time, Organization, Place), kapan fakta yang kita temukan terjadi, siapa pelaku dan penanggung-jawabnya, dari departemen mana, di mana terjadi, pada area kerja siapa. 3. Metode Pelaporan Untuk menghindari kebingungan pada saat kita melaporkan sesuatu pada atasan kita, tentukan terlebih dahulu metode yang kita akan gunakan, jika menggunakan analisa statistik dalam laporan, pastikan metode yang digunakan simpel dan mudah dimengerti. Sebab, laporan yang sulit difahami akan menyulitkan dan berpotensi salah pengertian, pada ujungnya berdampak pada kesalahan pengambilan keputusan atasan dalam pembuatan counter measure.